إجراءات عقد اجتماع الهيئة العامة إنطلاقاً من سعي الدائرة مشاركتكم تفعيل مبدأ الرقابة حفاظاً على كيان الشركة وحقوق المساهمين والغير وفق أحكام قانون الشركات نرجو أن نشير إلى ما يلي:
أولاً:
وفق أحكام المادة (169) من القانون على مجلس إدارة الشركة دعوة الهيئة العامة لعقد اجتماعها العادي السنوي خلال الأشهر الأربعة التالية لانتهاء السنة المالية للشركة، على أن يتم التنسيق مع المراقب على تحديد موعد الاجتماع قبل توجيه الدعوات
ثانياً:
توجيه الدعوة لكل مساهم لحضور اجتماع الهيئة العامة بحيث ترسل الدعوة بالبريد العادي قبل (أربعة عشر يوماً) على الأقل من التاريخ المحدد لعقد الاجتماع، ويجوز تسليم الدعوة للمساهم باليد مقابل التوقيع بالاستلام، شريطة أن يرفق بالدعوة جدول الأعمال وتقرير مجلس الإدارة والميزانية السنوية وحساباتها الختامية وتقرير مدقق الحسابات والبيانات الإيضاحية وفق أحكام المادة (144) من القانون.
ثالثاً:
توجيه الدعوة لاجتماع الهيئة العامة لكل من (مراقب عام الشركات ومدقق حسابات الشركة) قبل خمسة عشر يوماً على الأقل من الموعد المحدد للاجتماع.
رابعاً:
الإعلان عن الموعد المقرر لعقد الاجتماع في (صحيفتين يوميتين) محليتين ولمرة واحدة على الأقل قبل مدة لا تزيد على أربعة عشر يوماً من الموعد المحدد لعقد الاجتماع، والإعلان لمرة واحدة في وسائل الإعلام الصوتية أو المرئية قبل ثلاثة أيام على الأكثر من التاريخ المحدد لعقد الاجتماع وفق أحكام المادة (145) من القانون.
خامساً:
وفق أحكام المادة (140) من القانون فإنه يتوجب على مجلس الإدارة تزويد مراقب عام الشركات بالبيانات التالية قبل الموعد المحدد لعقد اجتماع الهيئة العامة السنوي للشركة بمدة لا تقل عن (واحد وعشرون يوماً) على الأقل وهي:
- الدعوة لحضور الاجتماع مشتملة على جدول الأعمال.
- تقرير مجلس الإدارة والخطة المستقبلية للسنة القادمة.
- الميزانية السنوية العامة وحساباتها الختامية وتقرير مدققي الحسابات والبيانات الإيضاحية وكتب ملاحظات مدقق الحسابات الموجه لمجلس الإدارة.
سادساً:
وفق أحكام المادة (143) من القانون فإنه يتوجب على مجلس الإدارة تزويد مراقب عام الشركات بكشف مفصل يتضمن البيانات التالية:
- جميع المبالغ التي حصل عليها كل من رئيس وأعضاء مجلس الإدارة والمدراء الرئيسيين من الشركة خلال السنة المالية من أجور وأتعاب ورواتب وعلاوات ومكافآت وغيرها مفصلة وبيان أسماء أعضاء مجلس الإدارة وتاريخ انتخابهم.
- المزايا التي يتمتع بها كل من رئيس وأعضاء مجلس الإدارة والمدراء الرئيسيين كالمسكن المجاني والسيارات وغيرها.
- المبالغ التي دفعت لكل من رئيس وأعضاء مجلس الإدارة والمدراء الرئيسيين خلال السنة المالية كنفقات سفر وانتقال داخل المملكة وخارجها وبيان الغاية من السفر.
- التبرعات التي دفعتها الشركة خلال السنة المالية مفصلة والجهات التي دفعت إليها.
سابعاً:
وفق أحكام المادة (138) من القانون فإن على الشركة إعلام المراقب خطياً بما يملكه كل من رئيس وأعضاء مجلس الإدارة والمدير العام والمدراء الرئيسيين فيها وكل من زوجته وأولاده القاصرين من أسهم في الشركة وأسماء الشركات الأخرى إذا كانت الشركة مساهمة في شركات أخرى والتغييرات التي طرأت على هذه البيانات خلال السنة المالية.
ثامناً:
إعداد الأنظمة المالية والمحاسبية والإدارية للشركة والنظام الخاص لبدلات الانتقال والسفر وإيداع نسخة عنها لمراقب عام الشركات وفق أحكام المادتين
(151، 162/د) من القانون.
تاسعاً:
الالتزام بتعليمات الإفصاح الصادرة بموجب قانون الأوراق المالية رقم (23/97).
عاشراً:
تطبيق نظام الباركود والذي تم تزويدكم بآلية العمل الخاصة به.
شاكرين لكم حُسن التعاون.